Fallstudie · Software & KI
Ein Personalberater bekommt Forschungszulage für seine eigene KI-Plattform
ToPeople baut eine Plattform, die Recruiting, CRM und Controlling in einem System vereint und sich selbst pflegt. Wir haben gezeigt, wo darin echte Forschung steckt. Die Bescheinigungsstelle hat nach 38 Tagen zugestimmt.
Kostenlose Fördermittelanalyse sichern
- 38 Tage
- vom Antrag bis zum positiven Bescheid
- 4 Jahre
- Förderzeitraum, rückwirkend ab 2025
- 35 %
- der F&E-Kosten als Zulage
- 3 von 3
- BSFZ-Kriterien erfüllt
Das Unternehmen
ToPeople Group GmbH
Offenbach am Main
Personalberatung und Recruiting für Bau, Infrastruktur und Technik im deutschsprachigen Raum. Kein Labor, keine Fertigung: ein Dienstleister, der seine eigene Software entwickelt.
- 500+ Kundenunternehmen
- 1.000+ Vermittlungen
- 15+ Jahre Erfahrung
Das Problem davor: viele Tools, alles von Hand
Im Recruiting laufen dieselben Schritte immer wieder: Kunden betreuen, Stellen aufnehmen, Kandidaten finden, bewerten, vorstellen, nachfassen. Jedes Werkzeug deckt davon nur einen Teil ab: das CRM, das Bewerbermanagement, die Auswertung.
Dazwischen übertragen und steuern erfahrene Recruiter alles von Hand. Das kostet viel Zeit, und die Erfahrung, wann was zu tun ist, steckt in einzelnen Köpfen. Geht jemand, geht das Wissen mit. Bei Fachkräftemangel ist genau das der Engpass.
Das Ziel: eine Plattform, die mitdenkt
ToPeople will die Einzeltools durch ein eigenes Gesamtsystem ersetzen. KI-Agenten sollen Kandidaten und Kunden qualifizieren, Daten selbst erfassen und den Stand jedes Vorgangs kennen. Eine Entscheidungslogik soll daraus den nächsten Schritt ableiten und, wo es sicher ist, selbst auslösen.
Der Anspruch: 30 bis 60 Prozent weniger manueller Aufwand pro Vermittlung, und Wissen, das im System bleibt statt in einzelnen Köpfen.
Die Hürde: 1,5 Millionen Euro Entwicklung
So ein System baut man nicht nebenbei. ToPeople plant rund 154 Personenmonate Entwicklung von 2025 bis 2028, dazu einen externen Entwicklungspartner für Teilmodule. Das sind rund 1,5 Millionen Euro, fast vollständig Personalkosten.
Dazu kommt die Frage, die sich viele Dienstleister stellen: Gilt das überhaupt als Forschung? Auf den ersten Blick ist ein Personalberater kein typischer Fall für die Forschungszulage.
Der Knackpunkt: „Wir nutzen KI“ ist keine Forschung
KI-Agenten und Sprachmodelle gelten heute als Stand der Technik. Wer nur schreibt, dass er KI einsetzt, bekommt keinen Bescheid. Entscheidend ist, was technisch offen ist.
Bei ToPeople war das die Verbindung von zwei Welten: Sprachmodelle sind flexibel, aber nicht verlässlich genug, um Prozesse allein zu steuern. Feste Regeln sind verlässlich, scheitern aber an Ausnahmen. Ob eine Mischung aus beidem genug automatisiert und dabei selten genug falsch entscheidet, weiß niemand vorher. Genau diese Unsicherheit haben wir in Vorhabenbeschreibung und Arbeitsplan herausgearbeitet und die Rückfrage der BSFZ beantwortet.
„Der mögliche innovative Kern liegt in der hybriden Verbindung von regelbasierter Prozesssteuerung, agentischer Verarbeitung, Wissensschicht und konfidenzgesteuerter Entscheidungslogik.“
Begründung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage im Bescheid
So lief es ab
Vom Auftrag zum Bescheid in elf Wochen
- 24.06.2026 Auftrag Vertrag unterschrieben, Vorhaben aufgenommen.
- Juli 2026 Kosten & Konzept Projektkosten erhoben, Vorhabenbeschreibung und Arbeitsplan geschrieben.
- 03.08.2026 Antrag Antrag auf Bescheinigung bei der BSFZ eingereicht.
- 20.08.2026 Rückfrage Nachforderung der BSFZ fristgerecht beantwortet.
- 10.09.2026 Bescheid Positiver Bescheid: alle drei Kriterien erfüllt.
05 · Ergebnis
Das Ergebnis: Bescheid nach 38 Tagen
Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage hat das Vorhaben am 10. September 2026 als Forschung und Entwicklung bescheinigt. Alle drei Kriterien sind erfüllt: Neuartigkeit, Risiko und Planmäßigkeit.
Auf rund 1,5 Millionen Euro förderfähige Kosten stehen ToPeople damit bis zu 527.722 Euro Forschungszulage zu, verteilt auf vier Jahre und rückwirkend ab 2025. Die Zulage setzt das Finanzamt jährlich fest. Sie wird mit der Steuer verrechnet oder ausgezahlt, auch ohne Gewinn.
Personalkosten voll, Auftragskosten zu 70 % angerechnet. Die Zulage setzt das Finanzamt pro Jahr fest.
Was das für Sie heißt
Drei Dinge, die jeder Entwickler wissen sollte
- 1
Nicht die Branche zählt, sondern die Entwicklung. Auch Dienstleister, die eigene Software bauen, haben Anspruch.
- 2
KI allein ist kein Argument. Förderfähig ist, was technisch offen ist, und das muss klar im Antrag stehen.
- 3
Laufende Projekte zählen. ToPeople bekommt die Zulage rückwirkend ab 2025.
Entwickeln Sie eigene Software, Produkte oder Verfahren?
Wir prüfen kostenlos, ob und wie viel Forschungszulage Ihnen zusteht. Kein Honorar ohne Zusage.